Las herramientas del Office 365 ofrecen innumerables funciones que facilitan el trabajo en equipo, esta vez hablare de como sacarle provecho al Excel y Power Point.

1.- función se llama “co-authoring”

A partir de la última actualización de Office 365, podrás colaborar los libros de Excel al mismo tiempo que tus compañeros. La función se llama “co-authoring” (algo así como ser co-autor del documento), y te permite ver los cambios que cada uno va haciendo. En algunas versiones de Excel, verás las selecciones de las otras personas en diferentes colores.

Si está utilizando una versión de Excel que admita la co-creación, selecciona “Compartir” en la esquina superior derecha, escribe las direcciones de correo electrónico de los compañeros que quieres que reciban y editen el libro y, a continuación, eleges una ubicación en la nube donde el archivo se guardará.

2 – AutoSave

Los cambios en libros y presentaciones se guardan automáticamente, se almacenan en la nube, y puedes ver las actualizaciones de los demás en cuestión de segundos. El AutoSave guarda cada pocos segundos para que no tengas que hacerlo manualmente. Está disponible en Excel y PowerPoint 2016 para los suscriptores de Office 365.

3 – Share

Ahora trabajar en equipo y al mismo tiempo en una presentación de PowerPoint es mucho más fácil. Si guardas tu presentación en OneDrive o SharePoint Online para Office 365, puedes trabajar en un proyecto en simultáneo con tus compañeros.

Para usar esta función, todos los autores de Windows deben utilizar PowerPoint 2010 o posterior, o la última versión de PowerPoint Online.

¿Cómo compartir una presentación con otros y colaborar al mismo tiempo?

Puedes seguir estos pasos:

  • Abre la presentación de PowerPoint y elige “Share o Compartir” en la esquina superior derecha de la ventana.

  • En el cuadro para invitar a personas, ingresa la dirección de correo electrónico de la persona con la que quieres compartir la presentación. Si ya tienes información almacenada de la persona, escribe solo el nombre. Además, la lista desplegable te permite determinar si tus invitados podrán editar el archivo o sólo verlo.

  • Un detalle interesante de esta herramienta es que si otra persona está viendo o trabajando en la presentación, su foto en miniatura aparecerá en la esquina superior derecha de la ventana. PowerPoint también te va a avisar cuando las personas entran o salen del documento.

  • Puedes chatear con las personas que están trabajando en la presentación mediante Skype for Business. Si hacés clic sobre el botón Chat puedes iniciar una conversación en grupo con todos los que están trabajando en el documento.

 

4 – El panel de Actividad

te permite ver la lista completa de cambios realizados hasta el momento. También te da acceso a las versiones anteriores de la presentación.

Ahora que ya conoces estas herramientas puedes sacarle provecho al Office… Suerte